Главная - Нотариат - Служебные командировки сотрудников оформляем правильно 2020

Служебные командировки сотрудников оформляем правильно 2020


Обязательно ли оформление служебного задания на командировку?


В последние годы порядок оформления документов для командировок существенно изменился. Это затронуло и служебное задание. Теперь не требуется оформлять его в виде отдельного документа.

Цель командировки кратко указывается в приказе руководителя. Служебное задание как отдельный документ позволяет конкретизировать поставленные перед работником задачи. Поэтому многие компании утверждают форму задания в своих локальных актах и используют его.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ.

Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания. Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом.

Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены. Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые.
В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые.

Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Маршрутный лист

В случае использования в поездке личного или принадлежащего компании транспорта выписывается путевой (маршрутный) лист, содержащий следующие данные:

  1. марка и государственный номер транспортного средства;
  2. дату приезда (окончание командировки);
  3. цель командировки;
  4. маршрут (место назначения — город, улица, предприятие).
  5. название организации, выдавшей маршрутный лист;
  6. номер документа;
  7. должность сотрудника;
  8. ФИО сотрудника, штамп о пройденном медицинском осмотре;
  9. дату выезда (начало командировки);

Как рассчитать суточные

За каждый день нахождения в командировке работнику выплачиваются суточные, включая выходные и праздники.

В итоговом отчете он не должен отчитываться за эти средства. Размер суточных устанавливается в самой организации, что указывается в коллективном договоре.

Налогом на доходы физических лиц не облагаются суточные в размере:

  1. 2500 рублей для заграничных поездок.
  2. 700 рублей в день, если командировка осуществляется по России;

Если командировка приходится на выходные, расчет оплаты этих дней происходит следующим образом:

  1. если работник проводит этот день на свое усмотрение, не привлекаясь к работе, то оплачивать его не следует;
  2. если он провел выходной в дороге или на работе, то каждый такой день оплачивается минимум в двойном размере или в размере среднего заработка, но с возможностью взять отгул.

В период нахождения в служебной поездке работнику сохраняется его средняя заработная плата.

Чтобы произвести расчет, требуется сначала определить количество фактически отработанных дней (учитываются исключительно рабочие дни). Бухгалтеру будет удобно пользоваться Положением из Постановления Правительства № 922 от 2007 года (п.

5). В расчет не включают дни:

  1. больничных;
  2. простоя;
  3. командировок;
  4. отпуска.

Расчетный период — год.

Если работник не отработал 12 месяцев, учитывают лишь отработанный период. Теперь рассчитывается средний заработок за день, который включает все выплаты по оплате труда: эту сумму делят на количество отработанных дней. Полученное число следует умножить на количество дней командировки. Важно Если эта сумма меньше, чем та, которую получил бы работник, не выезжая с предприятия, ему можно доплатить, если это предусмотрено коллективным договором.

Важно Если эта сумма меньше, чем та, которую получил бы работник, не выезжая с предприятия, ему можно доплатить, если это предусмотрено коллективным договором.

На сумму доплаты уменьшается налоговая база.

Расчет командировочных не сложен, но потребует от бухгалтера внимательности и знаний законов и изменений в них. Источник: https://juristampro.ru/oformlenie-komandirovki/

Командировки в 2020 году: оформляем и оплачиваем

В соответствии со , служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Нормами и каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

  1. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  2. иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
  3. по найму жилья;
  4. по проезду;

Начнем с перечня документов, чтобы разобраться, как оформить командировку сотруднику в 2020 году и какие формы для этого использовать.

Часть из них являются обязательными, другие используются по усмотрению организации.

Документы для командировки в 2020 году: направляем сотрудника в поездку

Любая командировка начинается с оформления распорядительного документа — приказа. Если вы используете унифицированные формы, составляйте его по форме:

  1. Т-9а, если нескольких.
  2. Т-9, если командируете одного человека;

Оба бланка вы найдете в этой .

А образец приказа на командировку можно скачать . На основании приказа выдайте работнику аванс.

Его сумма должна покрывать суточные за все дни поездки, а также примерные траты, которые возникнут у сотрудника в ходе нее.

На выдачу денег составьте . В общем случае больше никаких документов для командировки на данном этапе не потребуется. Так, давно уже не нужны командировочные удостоверения и служебные задания. Но могут быть нюансы. Если, к примеру, работник выезжает, возвращается из командировки или находится в пути в выходной или праздничный день либо, находясь в командировке, в такие дни он будет трудиться (и это не предусмотрено его обычным графиком), нужно получить от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ.

Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся. Подробнее см.: . Однодневные командировки и командировки совместителей оформляются по таким же правилам.

Никаких документальных особенностей для них нет. Учитывайте только, что при однодневных командировках работникам не положены суточные. Но способ оплатить им такие расходы все-таки есть.

См.: .

Местная командировка: оформление документов, 2020 год

Местной принято называть служебную поездку, не требующую от сотрудника выезда за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель.

Командировка сотрудника в близкую поездку оформляется при помощи служебной записки, чтобы его отсутствие на рабочем месте не считалось прогулом. Расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Как корректно оформить командировку сотруднику в 2020 году – Evle

Командировки сотрудников – это обычная процедура для многих организаций, которая доступна вне зависимости от их вида деятельности, размера и других параметров.

В 2020 году порядок оформления командировки работникам стал проще, потому многим руководителям компаний, и их бухгалтерам, теперь нужно ознакомиться с новыми правилами.

Ведь ошибки в оформлении документов для служебных поездок могут быть чреваты финансовыми потерями в виде штрафов. Чтобы этого не случилось и исключить все вопросы, стоит подробнее узнать, как оформить командировку сотруднику в 2020 году.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Положение о служебных командировках образца 2020 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок. Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т.

д.), важность положения о командировках трудно переоценить. Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.). Использовать это положение можно не во всех случаях.

Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях. Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки.

Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

  1. поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
  2. сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
  3. с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте .

Что нужно сделать, чтобы оформить командировку в 2020 году?

  • Определить, является ли поездка командировкой

Чтобы стать командировкой, поездка должна иметь ее основные признаки согласно :

  1. осуществляться сотрудниками, которые состоят в трудовых отношениях с работодателем;
  2. оформляться на определенный срок;
  3. использоваться для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
  4. совершаться по распоряжению работодателя и в его интересах;
  • Определить цель поездки и её сроки

На данный момент командировочные удостоверения и служебные задания отменены. Цель поездки отражается в приказе о командировке.

Чтобы спланировать командировку, нужно знать задачи и подробности поездки.

Самый удобный способ забронировать транспорт и проживание — воспользоваться онлайн-планирования командировок.

В них можно покупать билеты и бронировать отели для любого количества сотрудников.

  • Выпустить приказ о командировке

Приказ выпускается по унифицированной форме Т-9, утвержденной Госкомстатом.

Также возможна другая форма приказа, утвержденная внутренними нормативными актами компании. Что должно быть в приказе?

  1. даты начала и окончания поездки,
  2. наименование организации,
  3. цель командировки,
  4. организация, которая оплачивает командировочные расходы.
  5. наименование документа и дата его составления,
  6. место назначения (страна, город, организация),
  7. срок командировки (количество календарных дней),
  8. Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение,

Приказ составляется на основании служебной записки непосредственного руководителя. Приказ также должен быть подписан руководителем организации.

О том, как оформлять командировку в 2020 году, читайте в журнале«»

  • Забронировать билеты и проживание для сотрудников и/или руководства

Можно обратиться в агентство, которое подберёт отели и билеты на поезд или самолёт за агентское вознаграждение.

Более простой и выгодный способ — воспользоваться онлайн-сервисом планирования командировок. Например, предлагает более 300 000 отелей по всему миру, билеты более 800 авиакомпаний и ж/д билеты по России и СНГ. Забронировать билеты можно на одного человека или целый отдел буквально за пару минут.

Почему стоит попробовать онлайн-бронирование командировок?

  1. Быстрое и простое отслеживание тревел-процессов онлайн;
  2. Все отчёты доступны в одном месте круглые сутки;
  3. Доступ ко всем авиа- и ж/д билетам и отелям даёт возможность состыковать рейсы и выбрать из огромного количества вариантов размещения;
  4. Не нужно оплачивать фиксированные сборы за работу агентства;
  5. Есть возможность планировать поездки заранее и видеть все командировки компании .
  6. Упрощенное управление процессом благодаря автоматизированному контролю;
  • Зафиксировать факт отправки сотрудника в журнале учета

Необходимо внести в документ ФИО командированного специалиста, название компании, в которую он направлен, место назначения.

  • Заполнить табель учета рабочего времени

Заполняется по унифицированной форме Т-12 и Т-13 или другой утвержденной внутренней форме компании.

Дни командировки отмечаются кодом К. Время командировки подтверждается после возвращения билетами на поезд или самолёт.

  • Оформить авансовый отчет по форме АО-1
  • Составить финансовый отчёт

По возвращении сотрудник в течение 3-х дней составляет и сдает авансовый отчет и подтверждающие документы в бухгалтерию.

Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы перед командировкой выдает бухгалтерия, либо сотрудник тратит свои деньги и затем получает компенсацию по чекам из поездки. Суточные выдаются во всех случаях кроме однодневной командировки.

  • Проверить наличие документов, подтверждающих затраты

Это чеки, квитанции, приходные ордеры, договоры.

Факт нахождения в служебной поездке подтверждают железнодорожные или авиабилеты. При стандартном учёте документы должны быть предоставлены в бумажном виде. Онлайн-планирование позволяет видеть все расходы по отелям и билетам на каждого сотрудника в сервисе, а также фильтровать информацию по периоду или человеку.

Нет необходимости предъявлять бумажные билеты — электронные квитанции сохраняются при покупке билетов.

При использовании онлайн-сервиса для планирования командировок вся закрывающая документация также находится в системе.

Как оформить командировочные расходы в 2020 году

Законодательство требует подтверждения командировочных расходов.

Сотруднику придется подтвердить расходы на билеты, проживание, иные нужды (по согласованию с нанимателем). Подтверждать расходование суточных не требуется. Они выдаются в качестве компенсации сотруднику за быт вне дома.

Чаще всего эти средства тратятся на питание и другие бытовые нужды.

Конкретный размер суточных законодательством не установлен и должен быть определен в Положении о командировках или ином локальном-нормативном акте компании.

Однако Налоговый кодекс РФ устанавливает лимиты суточных, которые можно включать в расходы компании (ст. 217 НК РФ). Это 700 руб. для поездок по России и 2500 руб. при загранпоездках. Если предусмотреть большие суммы, то их разница не будет уменьшать налоговую базу.

Обратите внимание, что если загранкомандировка предполагает пребывание какое-то время на территории России, например, время в пути, то суточные выплачивают из расчета 700 руб.

После пересечения границы они уже составляют 2500 руб.

или иную сумму, предусмотренную ЛНА компании.

Как оформить по шагам

Шаг 1.

Оформите на командировку по организации или ИП.

Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно.

В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки. Шаг 2. Выдайте суточные. Шаг 3.

Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К.

Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. Шаг 4. После возвращения работника получите с него (форма № АО-1).

В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки.

К документу прилагаются все подверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

1. Издание приказа о направлении работника в командировку

Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя.

Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать ), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.