Главная - Прием на работу - Сколько хранить ежегодные отпуска вркдников

Сколько хранить ежегодные отпуска вркдников


Сколько хранить ежегодные отпуска вркдников

Каков срок хранения в организации заявления о ежегодном отпуске работника?


Главная » Кадровый учет

Кадровый учет На чтение 3 мин. Просмотров 4 Опубликовано 15.06.2020 Если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления и не вошло в личное дело работника, срок его хранения — пять лет, если заявление вошло в личное дело работника, — 75 лет. Срок хранения заявлений работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда — 75 лет. Ежегодно работникам должны предоставляться отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст.

114 ТК РФ). Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику на основании графика отпусков, который является обязательным как для работодателя, так и для работника (ст.

123 ТК РФ). Следовательно, график отпусков должен быть соблюден без заявления работника, то есть при уходе работника в ежегодный отпуск в соответствии с графиком отпусков заявление работника о ежегодном отпуске не требуется.

По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен вне графика отпусков, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (ч.

2 ст. 122 ТК РФ). В таком случае соглашение сторон может быть оформлено в виде одобрения руководителем поданного работником заявления об отпуске с указанием дат отпуска. Оформление заявления работника об отпуске обязательно при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска тем работникам, которые вправе его получить до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (ч. 3 ст. 122 ТК РФ). Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ).

Обязанность по ведению и обеспечению сохранности соответствующей кадровой документации установлена в ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ. На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) (далее — Перечень).

Приказы, распоряжения (документы к ним), в частности, по ежегодным оплачиваемым отпускам работников должны храниться пять лет, а в отношении работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда срок хранения составляет 75 лет (ст. 19 Перечня). Документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а не вошедшие — пять лет (ст. ст. 656 и 665 Перечня). Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о предоставлении отпуска являться частью личного дела работника или нет.

При включении локальным актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений о ежегодном отпуске, срок их хранения, согласно Перечню, с пяти лет увеличится до 75 лет. Таким образом, если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления и оно не вошло в личное дело работника, срок хранения данного заявления составит пять лет, если заявление вошло в личное дело работника, оно должно храниться 75 лет.

Срок хранения заявления о ежегодном отпуске работника с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда составит 75 лет. В.И. Неклюдов Государственная инспекция труда в Нижегородской обл.

Замена допотпуска за вредные условия труда денежной компенсацией

Если продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу во вредных условиях конкретного работника превышает 7 календарных дней, то часть отпуска, превышающую эту минимальную продолжительность, можно заменить денежной компенсацией ().

Например, работнику положен отпуск «за вредность» 10 календарных дней. Соответственно, 7 календарных дней он должен именно отгулять, а вот за 3 календарных дня (10 календарных дней – 7 календарных дней) вправе получить денежную компенсацию. Отпуск за вредные условия труда заменятся на денежную компенсацию на основании отраслевых/межотраслевых соглашений и коллективного договора с письменного согласия работника.
Отпуск за вредные условия труда заменятся на денежную компенсацию на основании отраслевых/межотраслевых соглашений и коллективного договора с письменного согласия работника. Данное согласие лучше оформить в виде соглашения к трудовому договору.

Срок хранения документов по дополнительному отпуску за вредные условия труда

Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п.

1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19). В коммерческих организациях Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п. 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г.

№ 03-33/пс). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г.

№ 14-ФЗ). Для работников, занятых на вредных условиях труда, в законодательстве предусмотрены специальные гарантии. В частности, они могут получить дополнительный отдых или денежную компенсацию. Нормативная база В 2013 г. был введен в действие 421-ФЗ, которым были внесены изменения в отдельные правовые акты в связи с принятием закона, регламентирующего специальную оценку труда (ФЗ № 426).
Нормативная база В 2013 г. был введен в действие 421-ФЗ, которым были внесены изменения в отдельные правовые акты в связи с принятием закона, регламентирующего специальную оценку труда (ФЗ № 426).

Корректировки коснулись и ТК.

Положения 421-ФЗ закрепляют изменения в 117 статье, определяющей условия, трудовая деятельность в которых дает сотрудникам право получить дополнительный отпуск, минимальную его продолжительность. Рассмотрим подробнее действующие правила. Вредные условия О них говорится в 1 части ст.

117 ТК РФ. Согласно норме, дополнительный отпуск может предоставляться лицам, условия работы которых отнесены к вредным 2-4 степени либо к опасным. ТК);

  1. даты составления документа.
  2. начала отпуска и его продолжительности;

В конце заявителем в обязательном порядке ставится личная подпись, после чего заявление предоставляется сотрудникам кадровой службы.

Этот же алгоритм действий предусмотрен для принятых на работу после утверждения графика отпусков, то есть в него не внесенных. Предоставляется отдых после издания соответствующего внутреннего распоряжения либо в свободной, либо в стандартизированной форме (Т-6).

Кроме того, данные о дополнительном отдыхе фиксируются в табеле учета рабочего времени с использованием таких кодов:

  1. цифрового – «10».
  2. литерного – «ОД»;

Если на период допотпуска приходятся праздники, их в отпуск не включают и отмечают отдельно буквой В или цифровым кодом 26. ПОДЕЛИТЬСЯ Предыдущая статьяСледующая статья

Оформление документов на отпуск: издание приказа

Теперь, собственно, о приказах на отпуск.

В целях их оформления могут использоваться унифицированные формы, такие как Т-6 или Т-6а, или же внутрикорпоративные. При этом приказ на отпуск директора и соответствующий документ, составляемый для рядового сотрудника, могут быть представлены в схожей структуре. С точки зрения трудового права они являются однотипными документами.

Но, безусловно, их имеет смысл распределять по разным делам в кадровом делопроизводстве: приказы для рядовых сотрудников, скорее всего, будут составляться намного чаще, чем документ для руководителя фирмы.

Сколько хранится график отпусков?

Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения. Срок хранения графика отпусков закреплен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Согласно п. 693 Перечня график отпусков хранится в организации на протяжении 1 года после окончания своего действия.

Исходя из положений абз. 3 п. 1.4 Перечня, за дату начала исчисления сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях принято принимать 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Таким образом, график отпусков на 2020 год можно будет уничтожить не ранее 01.01.2021.

ВНИМАНИЕ! Росархив подготовил , согласно которому график отпусков нужно будет хранить в течение 3-х лет (п.451 проекта). Как составить график отпусков на 2020 год см. .

Приказы на отпуска без сохранения заработной платы: срок хранения для руководителей

Личные дела руководителей, в которые помещены приказы о неоплачиваемых отпусках, хранят постоянно.

Документы по личному составу, образовавшиеся в период государственной службы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет, не учитывая дату их создания.

Порядок установлен статьей 22.1 Закона от 22 октября 2004 года под №125-ФЗ.

Если распоряжения о предоставлении отпусков хранят отдельно от личных дел, период хранения краткосрочный, он ограничен до пяти лет.

Итоги

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет.

Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т.

Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т.

п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет. © Материал из Системы Кадры Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru Дата копирования: 10.02.2016 10.02.2016 С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева, эксперт Системы Кадры

Оформление документов на отпуск: регистрация приказа

Готовый приказ на отпуск должен быть зарегистрирован в кадровой службе. В этих целях в соответствующих структурных подразделениях предприятий используется специальный журнал.

При этом он может вестись в нескольких экземплярах, что обусловлено применяемым кадровой службой подходом к классификации документов, которые имеют отношение к отпускам сотрудников. Но если штат фирмы небольшой и существенной потребности в распределении кадровой документации по разным группам не возникает, то журнал может вестись и в одном экземпляре.

Сколько нужно хранить приказы на отпуск?

Право на отдых является одним из важнейших для каждого работника, поэтому в задачи руководителя входит не только обеспечение возможности предоставления своим сотрудникам очередных отпусков, но и правильное оформление всей документации. Процесс отправки сотрудника в отпуск состоит из следующих этапов:

  1. кадровая служба готовит соответствующий приказ;
  2. работник получает все полагающиеся выплаты.
  3. заявление согласовывается руководителем;
  4. работник пишет заявление;
  5. приказ передается в бухгалтерию;
Рекомендуем прочесть:  Налоговый вычет по аренде жилья

Значительная часть вопросов у сотрудников кадровых служб возникает по поводу хранения «отпускной» документации (в частности, приказов).

Обязательной для любой компании является организация хранения кадровой документации в соответствии с действующими правилами (в личном деле сотрудника или в специальной папке) и в течение определенного срока.

Для хранения документация отправляется в архив. Что касается сроков хранения, то, прежде всего, нужно отметить, что единый срок, на протяжении которого хранятся «отпускные» приказы, отсутствует.

Продолжительность хранения может составлять:

  1. 75 лет.
  2. 5 лет;

От чего это зависит?

Меньший срок хранения — 5 лет — устанавливается для документов о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках, а также о переносе отпусков.

Гораздо большая продолжительность — 75 лет — предусмотрена для документации об отдыхе сотрудников, работающих в опасных условиях. Также длительного хранения (срок — 75 лет) требуют приказы об отпусках по уходу за ребенком и предоставлении «отпускных» дней без сохранения заработной платы.

Необходимость в том, чтобы хранить некоторые виды отпускной документации в течение 75 лет, объясняется влиянием опасных условий труда и декретов на трудовой стаж. Поэтому при выходе на пенсию сотруднику могут потребоваться эти приказы.

Срок хранения заявлений и приказов

Согласно Приказу под номером 558, выпущенному Министерством культуры 25.08.2010, документы, связанные с отпуском сотрудника, относятся к категории «личный состав», и срок их нахождения в архиве составляет 5 лет.

К ним относятся деловые бумаги:

  1. о переносе или отзыве сотрудника из ежегодного отпуска.
  2. о предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого и учебного (дополнительного) отпуска;

Однако если в уставе компании имеются правила, согласно которым данные заявления и приказы включаются в личное дело работника, то срок хранения данных бумаг составляет 75 лет (ст.

656 Приказа №558) Также к ним относятся документы:

  1. для работников с тяжелыми, специфическими условиями труда.
  2. о предоставлении отпусков по уходу за ребенком;
  3. о предоставлении отпусков без сохранения зарплаты;

Целесообразно сохранять оба вида документов на протяжении максимального срока, предусмотренного законодательством, с целью избежания проблем с проверками.

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Перечень, установленный приказом Минкультуры № 558, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст.

19). Однако есть ряд нюансов:

  1. Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).
  2. «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье.

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет.

Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет. Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции .

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения приказов на отпуск

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Учитывая, что приказы по кадрам, которыми оформляются прием, перевод и увольнение работников, подлежат длительному хранению (50 — 75 лет, см.

цифру «1» во фрагменте документа ниже), как правило, такие приказы нумеруют и хранят отдельно, чтобы не сортировать потом от приказов по отпускам, краткосрочным командировкам, дежурствам (со сроком хранения 5 лет, см. цифру «2» во фрагменте документа ниже) и приказов по административно-хозяйственным вопросам.

Да и хранить приказы по кадрам рационально в отделе персонала. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) по личному составу .

Номера и даты приказов вносятся в 4-ую графу трудовой книжки. Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными правилами не регламентирован. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности и, как правило, в пределах каждого календарного года. В приказах по личному составу для их дифференциации в системе делопроизводства рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «лс», «л/с», «N К», «N К», «N К/2», «N -П» или другие, в зависимости от установленного в организации порядка.
В приказах по личному составу для их дифференциации в системе делопроизводства рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «лс», «л/с», «N К», «N К», «N К/2», «N -П» или другие, в зависимости от установленного в организации порядка. Единые правила нумерации приказов должны применяться во всех структурных подразделениях организации в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя.

В организациях с большим числом приказов по личному составу по различным вопросам управления персоналом возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, командировании работника, предоставлении отпуска и т.п.