Главная - Прием на работу - Опись бланка для сейфа

Опись бланка для сейфа


Правила оформления описи документов


Регламентированной формы описи документов нет. Каждая компания может разработать собственную и использовать ее в работе.

Здесь можете скачать бланк описи, разработанный журналом «Упрощенка». Применяя его в работе, можно существенно упростить документооборот. Обязательные реквизиты описи документов:

  • Дата составления;
  • Дата фактической передачи дел;
  • Непосредственно перечень передаваемых документов:
  • Название компании, передающей документы, данные представителя, ответственного или должностного лица компании;
  1. Общее количество передаваемых дел, с указанием листов.
  2. Количество листов в документе;
  3. Полное наименование документа;
  4. Порядковый номер;
  5. Количество экземпляров;
  • Данные лица, получившего данные документы, его подпись, а так же данные документа, на основании которого сотрудник имеет право получать эти дела (доверенность, приказ).
  1. Статья в журнале «Упрощенка»:

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности.

Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются. Определить необходимые сроки вам поможет статья . Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя.

Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций.

При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата.

Среди ее основных реквизитов можно выделить:

  1. расположение документов (номер папки, дела или короба);
  2. срок хранения документов;
  3. дату описи;
  4. название организации (если архив — сторонняя организация);
  5. наименование сдаваемых на хранение документов;
  6. период, к которому относятся документы;
  7. номер описи;
  8. Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
  9. количество листов;

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Типовой бланк описи документов

, как правило, используется в следующих случаях.

  • При приеме государственными архивами на хранение от фирм и предпринимателей деловых и кадровых бумаг.
  • При подаче заявлений в ПФР.
  • При оформлении социальных пособий сотрудникам в фонде соцстраха.
  • При сдаче бухгалтерской отчетности.

В указанных случаях используется бланк описи документов, законодательно утвержденный для каждого контролирующего ведомства.

А в остальных ситуациях чаще всего опись передаваемых документов бухгалтер разрабатывает сам или пользуется формой, которую утвердил работодатель.
Это касается, в том числе:

  1. передачи дел при смене главбуха,
  2. направления бумаг по запросам налоговой, фондов или контрагентов.

Далее в статье смотрите образец описи документов для различных ситуаций, его можно скачать в word бесплатно.

Опись документов: бланк для передачи в архив

Законченные дела передаются на хранение в архив.

Передача в архив производится по описи, даже если передается всего одна папка.

В табличной части помимо наименования и количества листов указывают дополнительные реквизиты:

  1. Срок хранения.
  2. Индекс или номер дела,
  3. Дата дела – здесь указывается не дата окончания, а дата открытия дела,

Сроки хранения определяются на основании нормативных актов. Например, многие бухгалтерские документы хранятся не менее пяти лет, некоторые кадровые – до 75 лет. скачать скачать

Как выглядит опись кабинета (образец)

Даже самая маленькая организация является собственником имущества, начиная с мебели и заканчивая подставками для канцелярских принадлежностей.

Чтобы вести учет всех предметов, переданных в пользование подчиненным, в компаниях регулярно организуют инвентаризации. И делается это на основании ранее проведенных описей имущества. Проверка наличия предметов мебели и оборудования в конкретном кабинете занимает немного времени. Уполномоченное лицо приходит в помещение и указывает в акте все вещи, которые видит: сейфы, столы, стулья, компьютеры, оргтехнику, предметы бытовой техники (чайники, кофеварки, холодильники).

Уполномоченное лицо приходит в помещение и указывает в акте все вещи, которые видит: сейфы, столы, стулья, компьютеры, оргтехнику, предметы бытовой техники (чайники, кофеварки, холодильники). Вещи перечисляют в специальном документе, форму которого компания разрабатывает и утверждает в локальных НПА, поскольку законодательно утвержденного бланка для таких ситуаций нет.

Самый простой вариант оформления акта проверки — таблица, состоящая из нескольких столбцов, — такая, как показано ниже. Акт может содержать и другие сведения. Например, иногда требуется указать состояние предмета (отличное, неудовлетворительное, хорошее), его инвентарный номер или номер, указанный производителем.

Все эти дополнительные сведения также удобно фиксировать в табличной форме. Отметим, что в некоторых организациях при проведении проверок пользуются таблицей, утвержденной для инвентаризационной описи основных средств (вторая страница формы № ИНВ-1). Однако в ней необходимо указать еще данные о материально-технических ценностях по бухгалтерскому учету, а также уточнить стоимость предметов.

Такие данные визуально в кабинете, конечно, не найти, поэтому эту часть таблицы заполняют только ответственные за бухучет сотрудники.

Шаблон (в архив)

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. ЮРИСТУ: СТАТЬИ БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ Подпишитесь на ежедневную рассылку Каждый будний день мы будем отправлять вам всё, что было опубликовано вчера Вы ничего не пропустите! Подписаться Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Подписаться Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Зачем нужна опись

Рабочий процесс невозможен без использования имущественных активов. Даже если учреждение мало или в нем числится всего один сотрудник, во время работы обязательно будут применяться товарно-материальные ценности — мебель, компьютер и комплектующие, канцелярские товары.

Ревизия ценностей, находящихся в рабочем помещении, может понадобиться для различных целей:

  1. при реализации конкретных активов из кабинета по договору купли-продажи.
  2. в рамках инвентаризации, которая проводится во всем учреждении;
  3. для проверки наличия и состояния используемого имущества;

В результате осмотра составляется специальный документ — опись имущества в кабинете. Инвентаризация включает в себя процедуру анализа инвентарных описей имущества в конкретном помещении.

Опись, составленная по итогам осмотра, представляет собой акт, включающий сведения о наличии и текущем эксплуатационном состоянии используемых в офисе активов. При проведении ревизии ответственные сотрудники, назначенные приказом, включают в специальный акт данные обо всех предметах и их количестве в кабинете. Отражаются и компьютеры, и мебель, и бытовая техника.

Скачать

Чтобы зафиксировать перечень бумаг, переданных в другую организацию или в архив, составляется опись документов.

При необходимости этот список может служить подтверждением того, что они действительно были отправлены. Шаблон оформляется в виде таблицы, где приведены наименования и реквизиты переданных бумаг.

В конце статьи можно скачать образец.

Применяемые формы

В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк.

Их предусмотрено несколько. Так, Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены следующие формы перечней дел (ОД):

  1. структурного подразделения (Приложение 23);
  2. электронных документов постоянного хранения (Приложение 17);
  3. постоянного хранения (Приложение 14);
  4. электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
  5. временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
  6. электронных документов структурного подразделения (Приложение 24).
  7. по личному составу (Приложение 15);

Ключевые требования к заполнению данных видов закреплены в разделе 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру:

  • Список сокращений.
  • Указатели.
  • Предисловие.
  • Содержание.
  • Титульный лист.

Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга.

Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации.

Для отправки в госорганы: налоговая, суд

Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске. Однако иногда опись все-таки составляется.

Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.

Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна.

Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

  1. Общее число документов.
  2. Исходящий номер.
  3. Список документом, указание номера каждого из них.
  4. Заголовок.
  5. Наименование компании, ее адрес.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы.

Смысл внутренней описи

Под делом понимается комплект документов, которые характеризуют отдельный вопрос или человека. Наглядный пример — личное дело сотрудника.

В нем собраны все бумаги, касающиеся работника:

  1. об образовании (дипломы, сертификаты, профессиональные аттестаты (аналогично, если требует работа, например для учителей);
  2. личные (копии паспорта, ИНН, СНИЛС (при условии, что они нужны по работе);
  3. кадровые (приказ о приеме на работу, трудовой договор, личный листок учета кадров);
  4. прочие (благодарности, грамоты, рекомендации).

Все их нужно упорядочить.

Важно указать, когда бумаги были предоставлены и зарегистрированы, на скольких листах.

Также указывают, где именно в деле их можно найти.

Основное назначение

Понимание того, как составить опись документов, позволяет наладить внутреннее делопроизводство организации, что необходимо для контроля документооборота:

  1. оптимизировать работу компании и соответствующего сокращения ресурсов, как временных, так и человеческих, которые тратятся на поиск необходимых данных или восстановление утерянных.
  2. отследить движение документов между отделами или за пределы компании и в любой момент определить актуальное местоположение искомой;

Каждая компания вправе самостоятельно определять, как организовать перемещение документации, как делать передаточные перечни и какой вид они должны иметь.