Главная - Прием на работу - Образец письма запроса на предоставление документов

Образец письма запроса на предоставление документов


Образец письма запроса на предоставление документов

Образец документа: письмо-запрос

  1. обращение к адресату (фамилия, имя, отчество руководителя или уполномоченного лица);
  2. указание надежды на дальнейшее плодотворное сотрудничество и благодарность за оказываемую помощь (это пункт можно не включать, но он может повысить уровень письма при соблюдении делового этикета);
  3. ссылка на исходное письмо с указанием его даты и номера (при направлении запроса в ответ);
  4. наименование документа;
  5. суть запроса с приведением конкретных документов или сведений, которые должны быть предоставлены;
  6. цель обращения;
  7. подпись отправителя и его данные (фамилия, имя, отчество, контактные данные, занимаемая должность), которые требуются для связи получателя с составителем.
  8. обоснования предоставления данных;

В конце обязательно ставится подпись руководителя компании или другого лица, которое имеет на это полномочия.Образец письма-запроса о предоставлении документов «Уважаемый Владимир Александрович! Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов:

  1. устав организации;
  2. свидетельство о государственной регистрации фирмы (полученное в ИФНС в установленном законом порядке);
  3. свидетельства ОГРН и ИНН;
  4. приказ о назначении на должность генерального директора.

Прошу отправить как оригиналы документов (почтой России либо курьерской службой), так и их копии (электронной почтой на Образец письма-запроса о предоставлении информации «Уважаемый Пётр Владимирович! Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа.Письмо-запрос – это разновидность информационного письма, в котором высказывается просьба предоставить какую-либо информацию, документы, материальные ценности. В данной статье разберемся, как правильно написать письмо-запрос.

В качестве примера предлагаем скачать образец письма-запроса о предоставлении информации и о предоставлении документов.

Бланки для бесплатного скачивания находятся внизу статьи в формате word. Оформление письма-запроса подчиняется общим правилам написания деловых писем. Несмотря на свободный стиль изложения содержимого письма-запроса, необходимо включить в бланк определенные реквизиты.Скачать образцы других информационных писем: Удобно оформлять запрос на фирменном бланке организации, в котором указаны основные реквизиты компании, в числе которых название предприятия, его ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, контактные данные.

Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

Письмо-запрос – это разновидность делового письма.

Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам… Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит. Хотя бы ради соблюдения установленного порядка. Что можно запрашивать?

  1. Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).
  2. Информацию (о характеристиках товара и его наличии, о способах доставки и сроках поставки, о причинах задержки отправления и т. д.).

Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.

Как писать?

Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

  1. «в соответствии с заключенным договором»;
  2. «для заключения договора».
  3. «на основании наших предварительных договорённостей»;
  4. «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства.

Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать:

«В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…»

.

Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения).

А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам.

Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке.

Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

  1. «просим выслать…».
  2. «будем крайне признательны, если Вы…»;
  3. «просим сообщить о…»;

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа.

Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее.

С этой целью можно использовать следующие фразы:

  1. «с нетерпением ждём Вашего письма»;
  2. «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
  3. «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
  4. «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».
  5. «просим ответить по возможности скорее»;

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики.

Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней. Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя.
Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании.

Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней. Видео комментарий по общим рекомендациям составления деловых писем:

Запрос в банк

Необходимость сделать запрос в банк может возникнуть у любого юридического и физического лица, а также государственного учреждения.

Следует учитывать, что банк без судебного решения предоставит лишь малый объем информации о клиентах. Поэтому запросы чаще касаются информации о банковских продуктах. Ответ на запрос предоставляется традиционно по правилам делового этикета в течение 2-х недель. Если адресату необходимо делать отдельные запросы для получения нужной информации, срок автоматически увеличивается.

Если адресату необходимо делать отдельные запросы для получения нужной информации, срок автоматически увеличивается. Для ряда структур сроки предоставления ответов определены на законодательном уровне.

Структура

, которую имеет запрос в организацию о предоставлении информации, аналогична другим деловым письмам:

  • В заголовке прописывается наименование вопроса, который является приоритетным при составлении письма.
  • Далее идет дата, когда письмо было составлено, и присвоенный ему порядковый номер.
  • Обязательно прописываются реквизиты адресата и отправителя.
  • В основной части отражается суть вопроса, необходимость получения отправителем информации.
  • Отправитель должен обратиться к адресату. Правила предусматривают обращение по имени-отчеству. Исключение составляют запросы в организации, которым необходимо предоставить информацию.
  • Внизу прописываются личные данные (фамилия, имя, отчество), занимаемая должность ответственного за составления письма лица. Документ в обязательном порядке подписывается.
  • Обязательно нужно выразить надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
  • Адресата нужно заранее поблагодарить.

Запрос является официальным документом.

Поэтому он составляется на фирменном бланке организации.

Закон об обеспечении доступа к сведениям

Гражданин имеет право обратиться как с письменным запросом, так и устным или по электронной почте. С запросами о предоставлении информации вправе обращаться граждане, юридические лица, объединения граждан, например, некоммерческие организации, а также средства массовой информации.

Письменный запрос регистрируют в течение трех дней, устный – в день обращения. Если адресат установит, что запрашиваемая информация вне его компетенции, он в течение семи дней с момента получения запроса обязан дать аргументированный ответ (ч.

7 с.18 ФЗ «Об обеспечении доступа к информации»). Ответ по существу направляют в течение тридцати дней с момента регистрации обращения.

Если подготовка требует большего времени, допустимо продление срока до сорока пяти дней.

Но с обязательным уведомлением об этом гражданина в течение семи дней с момента получения запроса (ч.6 ст.
18). В предоставлении информации могут отказать в следующих случаях:

  1. Запрашиваемая информация относится к категории ограниченного доступа.
  2. В запросе просят дать правовую оценку действий государственного или муниципального органа или провести какую-то другую аналитическую работу.
  3. Если она уже была опубликована в СМИ или сети Интернет.

  4. Вам ранее уже давали ответ на данный вопрос.

Справка!

«Информационные» нарушения регулируются ст.

5.39 КоАП . Например, речь идет о предоставлении заведомо ложных сведений, нарушении сроков ответа или полном молчании в ответ на запрос. При возникновении таких ситуаций можно обратиться к вышестоящему руководству организации. Если и это не помогло, составляется обращение в прокуратуру.

Образец письма запроса о предоставлении информации

Итог: Письмо о предоставлении информации содержит соответствующую просьбу, а в некоторых случаях, указание.

С просьбой о предоставлении недостающих сведений компания может обратиться к деловым партнерам, контрагентам, сторонним предприятиям.

Часто адресатом запроса являются государственные органы и профильные структуры.

Чтобы написать письмо правильно, придерживайтесь установленной структуры и правил ГОСТ-2016.

Источники

  • Бикеев, А. А. Трудоправовая деятельность в организации. Учебное пособие / А.А. Бикеев, М.В. Васильев, Л.С. Кириллова. — М.: Статут, 2015. — 144 c.
  • Ларин, А.М. Я — следователь; М.: Юридическая литература, 2011. — 192 c.
  • Гурочкин, Ю.; Соседко, Ю. Судебная медицина. Учебник для юридических и медицинских вузов; М.: Эксмо, 2011. — 320 c.
  • Поставка. Судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2020. — 537 c.
  • Адвокат в уголовном процессе; Юнити-Дана, Закон и право — М., 2010. — 376 c.

Образец письма о предоставлении документов в бухгалтериюОценка 5 проголосовавших: 1 Приветствую всех на данном сайте. Работаю долгое время (более 10 лет) в области юридического консультирования.

За свой опыт работы приходилось сталкиваться с различными задачами, которые требовали записей. Позже в результате накопления их большого количества и возник данный сайт.

Рад Вас видеть, заходите чаще. ПОДЕЛИТЬСЯ

Как оформить и отправить письмо-запрос

Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:

  • Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
  • Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.

Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

Письмо-запрос в банк

Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

  1. по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
  2. правильное указание реквизитов автора письма;
  3. ясное изложение проблемы;
  4. по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.

ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса в банк .doc В АКБ «Мосбанк»123790 г.

Москва, ул. Высокая, 78от Линчевского Дмитрия Яковлевича,проживающего по адресу:123908, г.Москва, ул.Октябрьская,д.

90, кв. 213,тел. 222-66-88 e-mail: О реструктуризации задолженности Источник: //gutwerk-online.ru/buhuchet/nedostayushhie-dokumenty/

Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата: «Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».

«В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени»

. Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:

«Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей»

.

Опишите значимость просьбы Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.

  1. Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).
  2. Информацию (о характеристиках товара и его наличии, о способах доставки и сроках поставки, о причинах задержки отправления и т. д.).

Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос. Пишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма: Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке.

Образец письма-запроса можно скачать здесь.

Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон.

Напишите буквально одну вводную фразу, например:

  1. «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
  2. «на основании наших предварительных договорённостей»;
  3. «для заключения договора».
  4. «в соответствии с заключенным договором»;

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее.

С этой целью можно использовать следующие фразы:

  1. «просим ответить по возможности скорее»;
  2. «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
  3. «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».
  4. «с нетерпением ждём Вашего письма»;
  5. «просим дать ответ в двухнедельный срок»;

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.

Ниже представлены примеры самых распространённых запросов. «Уважаемый Владимир Александрович!

Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов:

  1. приказ о назначении на должность генерального директора.
  2. устав организации;
  3. свидетельство о государственной регистрации фирмы (полученное в ИФНС в установленном законом порядке);
  4. свидетельства ОГРН и ИНН;

Прошу отправить как оригиналы документов (почтой России либо курьерской службой), так и их копии (электронной почтой на «Уважаемый Пётр Владимирович! Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа.