Главная - Право собственности - Образец акта проведенного совещания по ознакомлению с нормтивными актами

Образец акта проведенного совещания по ознакомлению с нормтивными актами


Способы ознакомления


Если в организации действуют локальные акты, то каждый работник должен быть ознакомлен с ними под роспись. Это можно сделать одним из следующих способов:

  1. Внести в пункт и том, что работник ознакомился со всеми актами в момент принятия на работу. Такой способ может применяться, если в компании не ведутся ни журналы опроса, ни опросные листы. При подписании соглашения работник ставит подпись не только в графе о получении своей копии, но также и в специальной графе об ознакомлении с документами. Судебная практика подтверждает такой способ ознакомления правомочным.
  2. Журнал ознакомления с локальными актами. Его листы нужно пронумеровать и прошить, записи вносить на каждую строку не пропуская пустые. Для каждого факта ознакомления должна составляться отдельная запись (строка).
  3. Отдельный лист ознакомления работников. Его можно как заводить для каждого существующего нормативного акта, так и вести общий, в котором будут ставиться отметки сразу по всем документам. Одной из важнейших составляющих этого листа является графа с датой ознакомления. Благодаря ей можно будет соотносить факт знакомства с документом и номер его редакции. На практике подпись у работника нужно брать при каждом случае внесения изменений в ЛНА.
  4. Поставить подпись в самом нормативном акте. Для этого на последнем листе документа нужно предусмотреть специальную таблицу, в которую работник после процедуры ознакомления будет вносить личные данные о себе. Такие отметки об ознакомлении, как правило, вызывают наибольшее доверие у проверяющих и контролирующих органов, поскольку это не позволяет администрации заменить документ либо в одностороннем порядке внести в него какие-либо изменения.

Структура документа

Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры. 1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника. Данный документ:

  1. подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
  2. включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.

2.

Создание самостоятельного нормативного документа, который:

  1. подписывается всеми сотрудниками фирмы;
  2. содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).

В первом случае в форме журнала отражаются:

  1. тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
  2. перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
  3. даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.

В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника. Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:

  1. граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
  2. граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
  3. отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.

Карьера

Автор: журнал «Кадровое дело», Подписка на журнал Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затраченное на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы. Давайте посмотрим, как правильно оформить делегирование полномочий (с правом подписи кадровых документов).

Акт — это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов: — о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка; — об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом; — об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины; — сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)*(1); — приема-сдачи (материальных ценностей, документов); — передачи-приема (дел, документов); — обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); — испытаний (образцов, систем, технологий); — ревизии, инвентаризации; — расследования аварий, несчастных случаев; — ликвидации организаций и др. Будьте свидетелем! Акты составляет не один человек, а несколько.

Объясняется это природой и назначением данного документа.

Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников.

Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*(1), расследования аварий, несчастных случаев на производстве*(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы.

Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь — найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.

Наиболее распространенные должностные проступки: — несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией; — несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства; — прогулы; — появление на работе в состоянии опьянения.

Наиболее распространенные должностные проступки: — несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией; — несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства; — прогулы; — появление на работе в состоянии опьянения. Акт об отсутствии работника на рабочем месте Акт об отсутствии работника на рабочем месте (образец 2) Акт об отказе от дачи объяснений по поводу опоздания на работу Акт об отказе от дачи объяснений Акты о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка Акт о непредоставлении письменного объяснения работником АКТ об отказе от подписания приказа об увольнении Акт об отказе работника от заверения записей в трудовой книжке и от получения трудовой книжки на руки Акт медицинского освидетельствования на состояние опьянения Акт о расследовании группового несчастного случая Акт о несчастном случае на производстве Акт о несчастном случае на производстве Акт о передаче трудовой книжки Акт об отказе работника от заверения записей в трудовой книжке и от получения трудовой книжки на руки Акт списания трудовых книжек Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения Акт об уничтожении печати Составляем правильно А теперь подробно разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. На этих документах мы остановились не случайно, ведь они неизменно сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания, будь то замечание, выговор или увольнение (ст.

193 ТК РФ). И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков. Установленной формы для этих актов нет, но существует сложившаяся практика подготовки таких документов. В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается: 1.

Дата, место и время составления. Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты. 2. Кто составил акт. Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров.

Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта. Пример «Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем».

3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).

4. Какое именно нарушение допустил работник.

Пример «4 октября в 14 ч 00 мин. кладовщик Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения». Пример «4 октября в 17 ч 00 мин.

бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин». 5. Предварительные объяснения нарушителя.

Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).

6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта. 7. Подпись составителя акта. 8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом. Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.

Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи. Акт, который констатирует появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день.

В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении. В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал.

Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.

Как оформить акт Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины). На акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003*(3).

В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются: — название организации; — название вида документа (слово «акт»); — дата и регистрационный номер документа; — место составления; — заголовок к тексту (название акта); — подписи; — в необходимых случаях — гриф утверждения.

Обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов. Кроме того, он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы. Следите за тем, чтобы заголовок к тексту грамматически согласовывался со словом «акт», то есть стоял в родительном или предложном падеже.

Приведем несколько образцов:

Акт об ознакомлении

17 августа 2017 г. город ПензаВремя составление акта: 09 час.

35 мин. (местное время)Мною, начальником отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «ПреСтол» Юркович Валентин Степанович в присутствии начальника маркетингового отдела Общества Максимовой Дарьи Сергеевны и специалиста отдела кадров Новосельцевой Евгенией Николаевной составлен настоящий акт о том, что:17 августа 2017 г.

в 09 час. 35 мин. местного времени до сведения сотрудника маркетингового отдела Кривко Валерия Викторовича доведен приказ директора Общества № 97 л/с от 16.08.2017 г.

о привлечении указанного работника к работе в выходной день 26 августа 2017 г.Копия приказа получена Кривко Валерием Викторовичем 17.08.2017 г.С содержанием приказа ознакомлен, копия получена: Кривко В.В. Содержание акта подтверждается личными подписями:Начальник маркетингового отдела Максимова Д.С.Специалист отдела кадров Новосельцева Е.Н.
Содержание акта подтверждается личными подписями:Начальник маркетингового отдела Максимова Д.С.Специалист отдела кадров Новосельцева Е.Н. Настоящий акт составил Начальник кадрового отдела Юркович В.С.

Как оформить лист ознакомления

Рассмотрим как можно создать лист ознакомления с локальными нормативными актами.

Для этого документа нет определенной формы и организация, разрабатывая свой вариант листа, может добавлять в него необходимые графы. Закон допускает как создать отдельный лист для каждого нормативного акта, либо использовать единый для всех. В верхней части листа посередине записывается его название: «Лист ознакомления сотрудников», после чего указывается название организации — можно как полностью, так и в сокращенном варианте.

На следующей строке указывается название нормативного акта, отметки по ознакомлению с которым ставятся на данном листе. Если он используется для проставления подтверждений по всем актам, то можно указать общей фразой «С локальными нормативными актами организации», либо опустить эту строку вообще. Далее создается таблица со следующими графами:

  1. №3 — Должность, структурное подразделение. Указывается на какой должности и в каком отделе он работает;
  2. №4 — Название акта. Сюда записывается с каким актом проводилось ознакомление, если лист используется для проставления отметок сразу по всем документам. Если на листе ставятся подписи только по одному акту, то эту графу можно вообще опустить;
  3. №1 — Порядковый номер. Строки должны нумероваться по порядку номеров без пропусков;
  4. №5 — Дата ознакомления. Работник должен поставить сюда дату, в которую произошло ознакомление.
  5. №6 — Подпись. Работник расписывается в этой графе.
  6. №2 — Ф.И.О. Сюда записываются данные работника, который проставляет подтверждение;

Внимание!

Лист не заверяется и не подписывается.

После того, как строки в таблице заканчиваются, открывается новый лист. Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост! (1 5,00 из 5) Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/list-oznakomleniya-s-lna.html

Структура журнала

В данном документе чаще всего фиксируются:

  1. Ф. И. О. и должности работников, которые должны заверять своей подписью факт ознакомления с тем или иным нормативным актом;
  2. структурные подразделения, в которых осуществляют трудовую деятельность сотрудники, расписывающиеся в журнале;
  3. ЛНА, утвержденные в организации на момент представления журнала сотруднику на подпись;
  4. даты ознакомления сотрудников с ЛНА.

В структуре журнала также должны быть предусмотрены графы для проставления подписей работников, удостоверяющих их ознакомление с ЛНА, приведенными в перечне.

Документ утверждается руководителем предприятия.

Особенности оформления актов

Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа.

Акт выполняет следующие функции:

  1. Фиксация фактов. Предполагается, что фиксировать факты нужно при свидетелях. Нужно это для обеспечения достоверности, подтверждения, что факт действительно имел место быть.
  2. Принятие ключевых решений. Часто на базе актов принимаются различные решения. Эти решения иногда оспариваются через суд. Оспаривание может производиться на основании того, что акт был заключен без свидетелей. А потому документ обязательно нужно составлять в присутствии нескольких лиц.

Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами.

В обратном случае их легко можно будет оспорить. Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние.

Документ оформлялся без свидетелей.

На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей.

Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.

Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия.

Состав ее определяет руководитель фирмы.

Для утверждения состава необходимо издать приказ.
Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:

  1. Инвентаризация.
  2. Прием-сдача ценностей и документов.
  3. Расследование ЧП.

Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.

Как оформить документ

Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере. Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.

https://www.youtube.com/watch?v=l_OiKjMJsm8 Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы). После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Кто ведет, где и сколько хранится

Ведением журнала ознакомления с ЛНА обычно занимается сотрудник кадровой службы.

Срок хранения журнала определяет директор организации, поскольку этот период не установлен законом. Однако иногда требуется установить продолжительные сроки хранения.

Это относится к ситуациям, когда ЛНА имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет. Предприятие также обязано хранить внутренние нормативные регламенты, срок действия которых завершен. Сроки хранения по документообороту установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления. Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события). Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.

Что включается в акт служебного расследования

Комиссией по проведению служебного расследования должны быть установлены следующие факты:

  1. последствия произошедшего и причинно-следственная связь между действиями работника (работников) и причиненным ущербом
  2. обстоятельства, смягчающие или отягчающие ответственность (факт нарушения трудовой дисциплины ранее и т.п.)
  3. чья вина, в чем она выразилась
  4. причинен ли ущерб компании, имело ли место происшествие или факт нарушения трудовой дисциплины работником
  5. обстоятельства, при которых это произошло
  6. вывод комиссии: установлен ли факт нарушения работником своих обязанностей. Вид дисциплинарного взыскания может устанавливаться отдельно приказом руководителя по его усмотрению, а может быть выражен в акте служебного расследования.

Содержание и хранение протокола

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания.