Главная - Право собственности - Обязательные приказы на предприятии

Обязательные приказы на предприятии


Обязательные приказы на предприятии

Подсказка кадровика. Сроки хранения кадровых документов в организации


Группа продолжительного хранения включает приказы:

  1. о направлении в зарубежную командировку или продолжительную (свыше одного месяца) командировку в пределах страны.
  2. о приеме на работу;
  3. о переводе на другую работу;
  4. о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  5. о прекращении трудового договора; о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
  6. об установлении доплат и надбавок к должностному окладу (за стаж, совмещение, особые условия труда или характер работы), а также о любом другом изменении размера зарплаты как одного из существенных условий трудового договора;
  7. о поощрении, награждении подарком и премировании;

Оригиналы в будущем могут понадобиться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о стаже работы, полученных наградах, размере заработной платы и других немаловажных аспектах трудовой деятельности. Поэтому нужно четко соблюдать сроки и условия их хранения. Ко второй группе относятся приказы:

  1. о предоставлении очередного или ;
  2. о направлении в краткосрочную командировку;
  3. о направлении сотрудника на переподготовку, курсы повышения квалификации и т. д.
  4. о применении дисциплинарного взыскания;

Документы такого типа формируются в дела с пятилетним сроком хранения, по истечении которого они уничтожаются с составлением соответствующего акта.

Помните, что для организаций, относящихся к отдельным сферам деятельности, утверждены ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Приложения хранятся вместе с приказами, в отличие от документов-оснований (служебных и докладных записок, заявлений, копий личных документов сотрудников компании), которые помещаются в архив отдельно.

Комплект приказов по охране труда 2020!

Фиксация и учет всех приказов, изданных по организации, ведется в специальном журнале регистрации. В статье рассказывается, как правильно оформить и вести журнал регистрации приказов в 2020 году.Из статьи вы узнаете:

  1. как правильно оформляется и ведется книга приказов;
  2. каково назначение журнала регистрации приказов;
  3. каков порядок регистрации приказов.

Назначение журнала регистрации приказов Назначение и порядок ведения журнала регистрации приказов удобнее всего рассмотреть на примере ведения журнала регистрации приказов по личному составу.

Порядок учета приказов в организации регламентируется Постановлением Росархива от 6 сентября 2000 года.Порядок учета кадровой документации, к которой и относятся приказы по личному составу, регулируется ст.
358 этого Постановления.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает.

Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.
  1. Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

  1. .и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации.

Росархив, ВНИИДАД. М., 2014. Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ). Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014. Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Росархив, ВНИИДАД. М., 2014. Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).

Нумерация приказов по основной деятельности

Процедура присвоения номера приказу по основной деятельности законодательно не регламентирована. Общепринято нумеровать ПОД отдельно от ПЛС и ПАД, начиная отсчет с каждого нового календарного года. Нумерация позволяет не только организовать упорядоченную систему регистрации ПОД, но и дает возможность быстрого нахождения приказа по его номеру в огромном море управленческой документации компании.

Крупные холдинги со значительным и многообразным по форме и содержанию документооборотом разрабатывают самостоятельно нумерологическую систему, закрепляя ее в отдельном локальном акте. Таким образом организуется единая для всего предприятия система нумерации приказов (в том числе ПОД).

Для таких компаний характерно присвоение сложносоставных номеров с индексами после разделительной черты или дефиса, например, № 238/о или № 698-у. Значение каждого индекса расшифровывается в отдельной инструкции или локальном акте.

Номенклатура дел: особенности

Для того, чтобы все моменты делопроизводства были учтены и назначены ответственные за это, некоторые организации создают документ под названием «Номенклатура дел».

Этот документ считается одним из базовых, благодаря которому можно вести все остальное делопроизводство и архивы документации.

В нем указываются зоны ответственности подразделений по тем или иным документациям, по их хранению и созданию. Из книги вы узнаете все о правилах внутреннего трудового распорядка, найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу. Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда.

Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда.

Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.

Исходя из этого, можно сформулировать основные цели разработки номенклатуры дел:

  1. установление срока архивного хранения дел;
  2. организация системы учета дел, созданных в течение года;
  3. обеспечение порядка при подшивке документов в дела и система их регистраций для последующего поиска;
  4. содействие передаче документов для архивного хранения разной периодичности в организации для этого предназначенные.

Каким образом составить номенклатуру дел и как правильно ее оформить зависит исключительно от того, какие установки по этому поводу указаны в нормативных документах организации. Как правило, сроки создания относятся к последнему кварталу текущего года, а утверждение происходит уже непосредственно в конце декабря.

В свою очередь, о введении в действие данной номенклатуры может быть издан в начале января. Ответственность за составление данного документа полностью лежит на делопроизводителях.

О расчете больничного листа в 2017 году читайте

Какие внутренние документы должны быть у организации

4.7 (93.33%) 3 votes Сразу оговоримся, что в статье мы приводим лишь примерный перечень внутрикорпоративных документов. Примерный не потому что нам ленно составить полный, а потому что во первых конкретный перечень документов зависит от типа организации – коммерческая или некоммерческая, организационно-правовой формы, штата и прочих факторов, а во вторых – требования законодательства насчет наличия внутрифирменных документов постоянно «совершенствуется», и та бумага, которая сегодня не требуется, завтра может стать «основополагающей».

Конечно, по мере сил мы будет изменять и дополнять список, ноьвсе таки имейте ввиду вышесказанное.Впрочем, кому нужен конкретный перечень именно для своей организации, то наши трудовые юристы в Рязани составят для вашей организации требуемый комплект документов.

Приказы по личному составу

Делопроизводство по кадровым приказамНи одна компания не обходится без кадровых решений.

Формируя делопроизводство по кадровым приказам целесообразно учитывать, что все они условно делятся на две подкатегории:

  1. приказы, которые необходимо хранить не менее 75 лет.
  2. приказы, срок хранения которых составляет 5 лет;

К первой категории будут относиться решения о предоставлении , служебных командировок, различные дисциплинарные взыскания, привлечение к материальной ответственности сотрудников.

Вторая категория распорядительных актов состоит из решений о назначении на должность, присвоении разряда работы (категории), проведении аттестации, увольнении с должности.Что касается тематики, которую охватывают приказы по личному составу, в эту категорию входят такие основные направления:

  1. зачисление студентов на практику, учеников на стажировку (в случаях, если такие действия в дальнейшем оплачиваются).
  2. оформление всех предусмотренных законодательством видов отпусков;
  3. присвоение рабочих разрядов, инженерных или специальных категорий, как в процессе возрастания, так и в случае их понижения;
  4. направление сотрудника во все типы служебных командировок;
  5. назначение на конкретную должность, перевод на другую должность, либо с подразделения в подразделение в пределах одной компании;
  6. прием на работу, подписание контракта (трудового договора), увольнение сотрудника;
  7. вопросы, связанные с поощрением, наказанием, изменением размера оплаты труда сотрудника, выплатой ему поощрительных премий, установлением надбавок, доплат, компенсационных выплат (относительно конкретного работника);

Помните, хранение приказов по личному составу должно осуществляться по имеющимся подкатегориям с учетом длительности хранения.

Поэтому изначально целесообразно вести их раздельную нумерацию и регистрацию.Какие приказы нельзя хранить в одном деле, рассказано в следующем видео:Читайте также:

Обязательные нормативные правовые документы ооо

Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные. фамилии, названия подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителем. С момента его подписания приказ вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения его в действие).

С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица.

На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. Виды приказов: Все остальные варианты приказов на сайте.

Примеры документов

Какой-либо исчерпывающий перечень приказов по основной деятельности законом не предусмотрен.

Среди наиболее распространенных можно назвать следующие:

  1. о вступлении в должность директора;
  2. о наделении правом подписи;
  3. о назначении ответственных лиц;
  4. о создании структурного подразделения;
  5. об утверждении графика отпусков;
  6. об утверждении штатного расписания;
  7. об утверждении локальных актов организации;
  8. о расследовании несчастного случая.

Подготовка и оформление

Общий порядок оформления приказа Общих правил составления приказов по каждому предприятию сегодня не существует. Поэтому форма и наполнение распорядительных документов такого типа может быть самой различной.

В то же время существуют отдельные атрибуты, обязательные в процессе составления всех, без исключения, приказов. К таким относят наличие:

  • Констатирующей части. Здесь обычно описывается причина, которая послужила основанием для издания конкретного приказа. В отдельных типах приказов (обычно это приказы по кадрам о назначении на должность) может упускаться, либо формализоваться (например, фразой «по личному составу»). Если же документ касается введения в действие прогрессивных технологий, различных экспериментальных образцов, революционных решений, целесообразно подробно описать, что этому предшествовало, либо с какой целью это делается.
  • Распорядительной части. Всегда пишется после слова «приказываю». Если присутствует одновременно несколько поручений разным исполнителям, либо перечисляются разные задачи, необходимо обязательно проставлять нумерацию каждого пункта. Чтобы распорядительная часть была понятной каждому конкретному исполнителю, необходимо в обязательном порядке учитывать наличие трех основных составляющих. А именно: кому приказывают, что необходимо выполнить по этому документу, срок исполнения поручения. После всех пунктов целесообразно указать, кто будет контролировать выполнение этого приказа.

Обычно в качестве исполнителей могут определяться как конкретные специалисты (например, юрисконсульт, инженер по охране труда, инженер-технолог), так и специализированные подразделения (юридической отдел, отдел продаж, отдел сбыта, хозяйственный отдел).

Каждый приказ должен подписываться руководителем предприятия, а если такое право делегировано структурному подразделению, то его руководителем. В отдельных случаях подпись руководителя может дополнительно скрепляться печатью предприятия.

Часто приказами утверждаются отдельные локальные документы, перечни расценок на товары, плановые показатели работы на будущие периоды.

В этом случае, чтобы не загромождать основной документ в пунктах приказа делаются ссылки на приложения (например,

«Утвердить Положение об охране труда, изложенное в приложении 1»

). Тут необходимо перед подписанием такого документа прошить его полностью, скрепить весь пакет подписью и печатью уполномоченного лица, и только после этого предоставлять на подпись руководителю.

Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем первичный текст утверждённого документа не изменялся без ведома руководителя, который его утвердил. Помните, правильное составление приказа позволит четко определить задачи и сроки их исполнения перед конкретными исполнителями, а также обеспечить их своевременную реализацию.

Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов

В сложившейся системе делопроизводства принято выделять 3 большие группы распорядительных документов:

  1. приказы по личному составу;
  2. приказы по административно-хозяйственным вопросам.
  3. приказы по основной деятельности;

Приказ по основной деятельности издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании. Данные приказы выпускаются в целях реализации принимаемых управленческих решений и ведутся отдельно от приказов иных групп.

Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т. д.). Приказы же по личному составу отражают все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем (вопросы трудоустройства и увольнения, командировок, перевода на другую должность, дисциплинарных взысканий и т. д.), а приказы по административно-хозяйственным вопросам связаны с решением таких задач, как:

  1. транспортное обслуживание;
  2. эксплуатация зданий и помещений;
  3. создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
  4. вопросы безопасности (см. пп. 773–893 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — перечень № 558).
  5. соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;

Таким образом, зная тематику распорядительной документации, относимой к приказам по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, можно методом от противного выделить в массиве всех издаваемых приказов группу именно по основной деятельности организации.

Скачать образцы

Далее рассмотрим приказы по основной деятельности — образцы 2020 года.

Об охране коммерческой тайны О назначении ответственного за проведение инструктажа по охране труда О назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности О наделении правом подписи О вступлении в должность директора О создании филиала О назначении ответственного за ведение трудовых книжек О назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства О назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени О сокращении штата Об итогах инвентаризации Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Трудовой договор с иностранным гражданином — это документ, который позволяет нанимателю привлечь к работе иностранца. Расскажем, как его оформить, и приведем образец трудового договора с иностранным работником 2020 года.

2 сентября 2020 Договор на почасовую оплату — это трудовое соглашение работодателя с работником, которое заключается в случае договоренности между сторонами об оплате за фактически отработанное время. Рассказываем, как считается почасовая заработная плата, и составляем образец трудового договора с почасовой оплатой.

5 сентября 2020 Приказ о приеме на работу — это документ, на основании которого работник принимается в организацию.

Из статьи вы узнаете, как правильно его оформить, какие существуют нюансы оформления для разных категорий сотрудников.

5 августа 2020 Анкета при приеме на работу — это список вопросов к претенденту на должность. Заполняют ее на начальном этапе отбора.