Главная - Социальное страхование - Ежемесячные документы по заработной плате

Ежемесячные документы по заработной плате


Ежемесячные документы по заработной плате

Прочие первичные документы


Помимо перечисленных основных первичных документов к таковым можно отнести следующие документы, которые составляются для отражения фактов хозяйственной деятельности, имеющих непосредственное отношение к расчету заработной платы:

  1. заявления и приказы о приеме на работу и об увольнении, также о выплате компенсаций различного рода при увольнении;
  2. заявления и приказы на командировки;
  3. приказы о переводе на другую должность или об изменении оклада;
  4. прочие документы, имеющие непосредственное отношение к расчету или влияющие на размер заработной платы каждого работника организации.
  5. листки нетрудоспособности;
  6. заявления и приказы на все виды отпусков, так как время нахождения в отпуске влияет на расчет заработной платы;
  7. трудовой договор с работником, где в обязательном порядке должны быть прописаны система и размер оплаты труда;
  8. приказы на выплату премий и бонусов;

*** Первичные документы по учету заработной платы организация имеет право разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы. Они могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде, подписанном ЭЦП.

Важно сделать расчет заработной платы верным и максимально прозрачным для работника.

Для этого используются подробные формы расчета с учетом всех особенностей условий труда и расчетные листки, выдаваемые работникам, в которых отражены все шаги расчета.

Рейтинг Поделиться Юридическая консультация После прочтения остались вопросы?

Звоните по номеру и наши юристы проконсультируют Вас! Звонок бесплатный. Советуем прочитать 28 ноября 2020 0 16 ноября 2020 0 31 октября 2020 0 Новости раздела 12 июля 2020 0

Подписаться на рассылку Подписаться

Индивидуальная ведомость учета выполненных работ

Применяется для учета выработки и начисления заработной платы отдельно по каждому рабочему. Оформляется за любой удобный (принятый в компании) период.

Индивидуальная ведомость позволяет учитывать объем выполненных работ по видам продукции. В свою очередь, каждой продукции соответствует своя рецептура, технологический процесс, сдельные расценки.

В ведомости указывается объем выполненной работы (графы 4–11) по датам (графа 2).

Так, 02.05.2017 цех изготавливал котлеты мясные «Охотничьи», котлеты мясные «Славянские» и зразы рубленые с грибами. Объем приготовленного фарша указан в графах 4, 5, 10.

Объемы работ за каждый день просуммированы в графе «Итого». Всего за 02.05.2017 объем работы — 300 кг. Сумма заработной платы (строка «Сумма, руб.») получена умножением данных графы «Итого» на данные графы «Расценка».

Например, 05.05.2017 рабочий Ветрова А. П. приготовила 140 кг фарша по рецептуре «Голубцы мясосодержащие “Сельские”». Расценка за данную работу — 2,4 руб. Тогда сдельная заработная плата — 336 руб. К сведению Поскольку сейчас бизнес ориентируется на потребности покупателей, продукция в производство запускается ограниченными партиями.

К сведению Поскольку сейчас бизнес ориентируется на потребности покупателей, продукция в производство запускается ограниченными партиями. Размер партии продукции, подлежащей выпуску, в разрезе наименований продукции, количества каждого вида часто ведут по нарядам-заказам (или просто заказам).

Заказ — это сгруппированные заявки нескольких оптовых покупателей, торговых точек, собранные менеджерами торгового отдела или торговыми представителями компании. В целях управленческого учета, для расчета фактической стоимости каждого заказа в индивидуальной ведомости учета выполненных работ указывают шифр затрат (заказ).

Так, на заказ 120/25-04 экономист отнесет прямую зарплату в сумме 319 руб. за приготовление фарша в количестве 110 кг фарша для колбасок для гриля «Шашлычных», а также 299 руб.

за приготовление 130 кг фарша для тефтелей «Хабаровских». К сведению В данном примере работы выполняются по сдельным расценкам.

Такая же форма индивидуальной ведомости может применяться для учета работ по повременной системе оплате труда.

Для этого в графе «Вид оплат» указывают «повременная», графы «Расценка» и «Сумма» не заполняют. Зарплату цеховому персоналу начисляют по табелям учета рабочего времени.

Форма т-51. расчетная ведомость

Перечень форм:

  • Т-60 Форма «Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику»;
  • Т-53 Форма «Платежной ведомости»;
  • Т-49 Форма именуется «Расчетно-платежная ведомость»;
  • Т-12 — Форма «Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда»;
  • Т-61 Форма «Записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником»;
  • Т-54 Форма «Лицевого счета»;
  • Т-13 Форма называется «Табель учета рабочего времени»;
  • Т-51 Форма носит название «Расчетная ведомость»;
  • Т-53а Форма «Журнала регистрации платежных ведомостей»;
  • Т-73 Форма «Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  2. содержание хозяйственной операции;
  3. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  4. дату составления документа;
  5. наименование организации, от имени которой составлен документ;
  6. личные подписи указанных лиц.
  7. наименование документа;

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством: 1. Трудовым кодексом:

  1. Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  1. Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  1. Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения – до востребования. Не востребованные – 75 лет.

  1. Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет).

Срок действия – до принятия новых Правил. 2. Федеральный закон от 27.07.2006г.

№152-ФЗ «О персональных данных»

  1. Положение о персональных данных.

Срок хранения 75 лет.

3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г.
№225 «О трудовых книжках».

  1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Срок хранения 75 лет. Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.

В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.

Другие локальные нормативные положения:

  1. о заработной плате,
  2. премировании,
  3. коэффициенте трудового участия,
  4. и т.п.

разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

  1. Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

Срок хранения – постоянно.

  1. Журнал регистрации инструктажных мероприятий;

Срок хранения 10 лет.

Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса. В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.
В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ). Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании. Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

  1. Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций.

Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию. Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда – 75 лет).

  1. Должностные Инструкции сотрудников.

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании. Срок хранения – постоянно.

  1. Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников – 5 лет. Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников – 75 лет.

  1. Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности. Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

  1. Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.

Срок хранения – постоянно. Акты о несчастных случаях. Срок хранения 75 лет. Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний. Срок хранения 75 лет. В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).

Общие требования к оформлению первичных документов

Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом.

И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.

Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание.

В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные.

В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.

Оценить сложившиеся риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice. Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса. Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки.

В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС. Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы.

А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи. Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.

Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов. Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса. Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать. Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г.

№558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании. Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов. В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.

Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»

.

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:1.

По учету кадров:

  1. №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».
  2. №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-2 «Личная карточка работника»,
  2. №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.Срок хранения 3 года.

  1. №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников. Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

  1. №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
  2. №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации.

К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
  2. №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,

Применяется для оформления и учета отпусков.Срок хранения 5 лет.

  1. №Т-7 «График отпусков».

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса. Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

  1. №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
  2. №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
  2. №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  1. №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда.

Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

  1. №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах.

Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

  1. №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,
  2. №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе.

Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.Срок хранения 75 лет.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

  1. №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.

Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате.

Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.

Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

  1. №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

  1. №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
  2. №Т-51 «Расчетная ведомость»,
  3. №Т-53 «Платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.

В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки.

(При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  1. №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.Срок хранения 5 лет.

  1. №Т-54 «Лицевой счет»,
  2. №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.Срок хранения 75 лет.

  1. №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  1. №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

  1. №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  2. содержание хозяйственной операции;
  3. наименование организации, от имени которой составлен документ;
  4. личные подписи указанных лиц.
  5. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  6. наименование документа;
  7. дату составления документа;

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством: 1. Трудовым кодексом:

  1. Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  1. Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

  1. Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения — до востребования. Не востребованные — 75 лет.

  1. Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет).

Срок действия – до принятия новых Правил. 2. Федеральный закон от 27.07.2006г.

№152-ФЗ «О персональных данных»

  1. Положение о персональных данных.

Срок хранения 75 лет.

3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».

  1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Срок хранения 75 лет.

Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации. В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.

Другие локальные нормативные положения:

  1. коэффициенте трудового участия,
  2. и т.п.
  3. премировании,
  4. о заработной плате,

разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

  1. Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

Срок хранения – постоянно.

  1. Журнал регистрации инструктажных мероприятий;

Срок хранения 10 лет. Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст.

60.2 ТК РФ). Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании. Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

  1. Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций.

Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию.Срок хранения 45 лет.

(При тяжелых, вредных, опасных условиях труда – 75 лет).

  1. Должностные Инструкции сотрудников.

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.Срок хранения – постоянно.

  1. Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников – 5 лет.Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников – 75 лет.

  1. Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

  1. Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.Срок хранения – постоянно. Акты о несчастных случаях.Срок хранения 75 лет.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.Срок хранения 75 лет. В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.

Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

  1. на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.,
  2. на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет. В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:

  1. на должностных лиц — от 300 до 500 руб.
  2. предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,

В соответствии со ст.90 ТК РФ, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами. Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:

  1. в публичном выступлении,
  2. публично демонстрирующемся произведении,
  3. в средствах массовой информации,

наказываются:

  1. либо обязательными работами на срок до 360 часов,
  2. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
  3. либо арестом на срок до 4 месяцев,
  4. либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.
  5. штрафом в размере до 200 000 рублей,
  6. либо исправительными работами на срок до 1 года,
  7. либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:

  1. либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.
  2. либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
  3. либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
  4. либо арестом на срок до 6 месяцев,
  5. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
  6. штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,

Своевременность, полноту и правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируют Госархив и Трудовая инспекция, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки. Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.

  1. , аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА «Клерк.Ру»
Рекомендуем прочесть:  Выбор билетов в лотерее

«».

Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Зарплатный проект

На данный момент наиболее распространенным способом получения заработной платы является зачисление ее на банковскую карту сотрудника.

Это может происходить как единично, так и на постоянной основе и по всем сотрудникам одновременно. Существует два варианта получения денег на карту: перевод каждому работнику отдельно или оформление зарплатного проекта в кредитной организации.

Чтобы получить заработную плату на банковскую карту, работник должен написать заявление об этом и приложить к нему реквизиты карты для перечисления денежных средств. Если же организация заключила договор с кредитной организацией о зарплатном проекте, то работник подписывает заявление о выпуске карты в рамках этого проекта или же пишет заявление с приложением реквизитов уже имеющейся у него карты. В случае если работник не желает получать заработную плату на карту, он не подписывает никаких заявлений и продолжает получать деньги в кассе организации.

Способ получения заработной платы сотрудниками на банковскую карту или в кассе организации должен быть прописан в коллективном, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.

Какие формы по зарплате нужно распечатывать

Всего за отчетный период (в данном случае полмесяца — это удобно для расчета и выплаты аванса) изготовили 1900 кг указанных мясных полуфабрикатов.

В графе «Карта сдельной расценки» ссылаются на документ, на основании которого утверждена сдельная расценка и в котором должно быть обоснование применяемых норм времени, сдельных расценок, указано, для каких условий рассчитаны нормативы — оборудование, количество рабочих, рецептуры, ингредиенты и т.

п. Расценка на единицу в данном случае приведена на 1 кг выпущенной продукции. В пищевой промышленности расценку (норму времени) часто устанавливают из расчета на 100 кг. Сумма сдельной заработной платы рассчитывается умножением количества выработанных полуфабрикатов (графа «Всего») на «Расценку на единицу».

Первичные документы по учету заработной платы

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса Общие требования к оформлению первичных документов Перечень документов для расчета заработной платы и учету рабочего времени В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур.

То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист). Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации. Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам.

И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко. Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства. Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.

Налоги и право

Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется. 4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53.

5. Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г.

N 212-ФЗ

«О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»

). 6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.

Сроки хранения отдельных документов по оплате труда

Добрый день!На «клерке» я нашла очень хорошую шпаргалку по кадровой «первичке».Предлагаю вам полный перечень, очень понятный, надеюсь пригодится:Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г.

№1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»

.Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:1. По учету кадров:№Т-1

«Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»

,№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).Срок хранения 75 лет.№Т-2 «Личная карточка работника»,№Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.Срок хранения 75 лет.№Т-3 «Штатное расписание».Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности.

И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.Срок хранения 3 года.№Т-4

«Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»

.Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.Срок хранения 75 лет.№Т-6

«Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»

,№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,Применяется для оформления и учета отпусков.Срок хранения 5 лет.№Т-7 «График отпусков».Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.Срок хранения 75 лет.№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку.

Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).№Т-10 «Командировочное удостоверение»,служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда.

Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).№Т-10а

«Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»

,содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.Срок хранения 75 лет.2.

По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:№Т-12

«Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»

,Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).№Т-13 «Табель учета рабочего времени»,используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).№Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,№Т-51 «Расчетная ведомость»,№Т-53 «Платежная ведомость»,применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки.

(При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).№Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.Срок хранения 5 лет.№Т-54 «Лицевой счет»,№Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.Срок хранения 75 лет.№Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).№Т-61

«Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»

,применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).№Т-73

«Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы»

.Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки.

(При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).25.04.12 12:06Екатерина Анненковааттестованный аудитор Минфина РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА «Клерк.Ру»Специально для Клерк.Ру

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)

Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета. Он предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в платежной (Т-53) и расчетно-платежной (Т-49) ведомостях.

Согласно статье 10 Закона № 402-ФЗ в регистрах бухгалтерского учета не допускаются пропуски, «изъятия» или исправления «несанкционированными лицами». Любое исправление должно сопровождаться датой, подписями с расшифровками сотрудников, ответственных за ведение данного регистра.

Обязана ли компания восстанавливать первичку

Иногда компания теряет документы до того момента, как истечет срок их хранения. Из-за отсутствия первички инспекторы могут выписать штраф по статье 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения).

При этом, если документов нет только за один налоговый период, сумма санкций – 10 тыс. руб., а если за несколько – 30 тыс. руб. Кроме того, проверяющие могут выяснить, что из-за отсутствия бумаг компания занизила базу по налогу.

Тогда организацию ждет штраф в 20 процентов от суммы недоимки, но не менее 40 тыс. руб. Если компания не отправит документы по требованию, инспекторы могут оштрафовать на 200 руб.

за каждый документ (ст. 126 НК РФ). Возможно, сумма не окажется существенной.

Но тут важно другое. Есть риск, что контролеры включат в план выездных проверок компанию, которая не отправила им бумаги.

Потеря документов может привести к неприятным налоговым последствиям, поэтому бумаги лучше восстановить.

Для этого используйте следующий алгоритм. Сначала руководитель назначает комиссию, которая будет расследовать причины утраты документов. По результатам расследования она составляет акт.

В нем комиссия сообщает, какие документы были утрачены и по какой причине.

На следующем этапе запросите копию документов у контрагента или изготовьте ее сами. Например, если потеряны бумаги по сделке, по которой ваша компания была поставщиком.

Важно, чтобы копия, которую изготовит для вас поставщик, была оформлена по правилам ГОСТ Р 6.30–2003. Иначе инспекторы могут отказать в расходах или вычете НДС.

Марина Викторовна Ризванова – к. э. н. Окончила Всероссийский заочный финансово-экономический институт по специальности «бухгалтерский учет и аудит». Успешно руководила аудиторскими проверками в крупных компаниях из сферы ЖКХ , транспорта, торговли и др.

Имеет диплом АССА по МСФО, единый аттестат аудитора и диплом победителя конкурса «Публикация „Главбух“». Когда поставщик будет заверять копию, то ниже реквизита «Подпись» он должен написать «Верно». А после указать свою должность, поставить дату, подпись и ее расшифровку (п.

3.26 ГОСТ Р 6.30–2003). Допустим, документы восстановить не получилось.

Например, поставщик, бумаг от которого не хватает, уже ликвидирован. Тогда составьте акт о том, что документы восстановить невозможно, и укажите причину.

Если вы утратили бумаги по причине пожара, аварии системы отопления или других похожих обстоятельств, а инспекторы выписали штраф, то попробуйте обратиться к судьям. Они часто соглашаются, что компания, которая лишилась бумаг из-зафорс-мажора, штрафы платить не должна. Подкрепите свою позицию постановлениями ФАС Волго-Вятского округа от 31 августа 2009 г.